کافه دانش چیست؟

مدیریت دانش باید به مردم کمک کند تا مشکلات کسب و کار را درک کنند، بنابراین برخی از کارشناسان حوزه مدیریت دانش گفتگو را موثرترین ابزار مدیریت دانش می دانند.

نوناکا و تاکوچی معتقدند که یادگیری فردی شالوده و سازه اصلی یادگیری سازمانی است. به عبارت دیگر دانش فقط توسط افراد ایجاد می شود و یک سازمان به تنهایی نمی تواند دانش ایجاد کند.

ایجاد دانش سازمانی فرآیندی است که در آن یک سازمان دانش ایجاد شده توسط افراد و تبلور در سطح گروه را از طریق بحث، مشورت و به اشتراک گذاشتن تجربیات گسترش و توسعه می دهد. محققان عموماً موافقند که هر درس مقدمه ای برای یادگیری سطح بالاتر است. دانش گروهی تنها جمع دانش بشری نیست، بلکه دانش بشری باید از طریق تعامل و فناوری اطلاعات به اشتراک گذاشته شود. این سطح از یادگیری سازمانی مستلزم تبدیل یادگیری فردی و گروهی به فرآیند سیستماتیک سرمایه سازمانی است.

کافه دانش روشی غیررسمی برای بحث گروهی، تأمل، توسعه و تبادل نظر و دیدگاه در ذهن افراد یک سازمان است. در این رویکرد افراد افکار و نظرات یکدیگر را قضاوت نمی کنند که این امر منجر به درک عمیق تر در ذهن کارکنان و به اشتراک گذاری دانش در مورد سازمان می شود. برای دستیابی به نتایج قابل قبول در این ابزار، باید از روش های مناسب در ایجاد دانش کافه استفاده کرد.

کافه اطلاعات به صورت حضوری یا مجازی برگزار می شود. همچنین این گردهمایی می تواند بخشی از یک کنفرانس، نشست یا نمایشگاه بزرگ باشد. راه اندازی یک کافه اطلاعات نیازمند رویکردی است که بستگی به این دارد که کار چقدر خوب انجام شود.

یکی از پیشگامان کافه دانش دیوید گورتین بود که فرآیند زیر را برای تکنیک کافه دانش پیشنهاد کرد:

خیلی خوب است جلسه دوستانه ای که در کافه برگزار می شود فراموش نشود تا با روحیه سازماندهی و پذیرش شرکت کنندگان در جلسه ذهن مردم از کار روزمره و سخت دور نشود. رهبر جلسه جلسه را با توضیح هدف مدیریت و انتقال دانش و همچنین اهمیت ایجاد فضای گفتگو در بهبود عملکرد آغاز می کند.

او سپس ابزار کافه دانش را معرفی کرد و به شرکت کنندگان اجازه داد تا در مورد برخی از سوالات کلیدی مرتبط با مسائل یا نگرانی های فعلی شرکت بحث کنند. به عنوان مثال، اگر موضوع سازمان استارتاپی به اشتراک گذاری دانش است، ممکن است در ابتدای گفتگو سؤال زیر را بپرسید:

• موانع اشتراک دانش در یک سازمان چیست و چگونه می توان بر آنها غلبه کرد؟

پس از تکمیل مقدمه روش و پرسیدن سوالات اصلی، شرکت کنندگان به چند گروه (حداکثر 5 نفر) تقسیم می شوند و هر گروه به مدت تقریبی 45 دقیقه در مورد سوالات مطرح شده بحث و تبادل نظر می کنند. موضوعاتی که در گروه های کوچک مورد بحث قرار می گیرند به گونه ای هدایت نمی شوند که افراد بتوانند نظرات خود را آزادانه و مستقل و بدون جهت گیری ذهنی بیان کنند.

پس از این مرحله، شرکت کنندگان به حالت قبل باز می گردند و با بحث و نتایج به دست آمده در گروه خود تعامل برقرار می کنند و هر گونه ایده، نظر یا دانشی را که مرتبط با موضوع مطرح می شود به اشتراک می گذارند.

تعداد ایده آل افراد در یک قهوه دانش بین 15 تا 50 نفر است. اگر بیش از 50 نفر شرکت می کنند، معمولاً ایده خوبی است که از میکروفون برای جلوگیری از مکالمه بین دیگران در طول جلسه استفاده کنید.

یک یا دو ساعت طول می کشد تا اهداف کافه دانش تکمیل شود. تنها قانون در مورد جلسات این است که بیشتر وقت مردم صرف صحبت شود و صحبت های مجری و سایر مسئولین به حداقل برسد. تنبیه یا تشویق دانش و نظر مردم در این جلسات جایی ندارد.

کافه فلسفه دانش

7 قانون مهم برای استفاده از این ابزار:

1. موضوع بحث؛ تمام جنبه های مربوط به موضوع مورد بحث باید به وضوح ارائه شود.

2. فضای امن ذهنی را در نظر بگیرید. مکان جلسه باید با جلسات رسمی متفاوت باشد.

3. برابری همه افراد، صرف نظر از موقعیت های سازمانی، همه شرکت کنندگان از حق مساوی برای مشارکت در بحث برخوردارند.

4. بدون نتیجه ثابت. جهت گیری نباید برای شرکت کنندگان انجام شود، بلکه باید با رهبری جلسه به نتایج ملموسی دست یافت.

5. بحث به جای مذاکره. برخورد دوستانه باید حفظ شود و کسی به فرد خاطی نگاه نکند.

6. تا حد امکان گروه های کوچک ایجاد کنید. بیشتر گفتگوهای واقعی و عمیق در گروه های کوچک اتفاق می افتد.

7. جریان پیوسته; جریان اطلاعات نباید قطع شود، جلسات کافه دانش باید تا حصول نتایج مطلوب ادامه یابد.

موضوعات کافه دانش

اگر خودتان به این فکر می کنید که یک کافی شاپ راه اندازی کنید. می توانید سوالات یا موضوعات مفید زیر را به عنوان پیشنهاد در نظر بگیرید:

• چه نکاتی برای افزایش انگیزه، یادگیری و ارتباط در محیط کار دارید؟

چگونه می توانیم اطلاعات را در محل کار به اشتراک بگذاریم؟

• آیا مهارت ها و رفتارها برای فارغ التحصیلان امروزی مهمتر از دانش است؟

• برای افزایش همکاری و اشتراک تجربه در سازمان چه کاری می توانیم انجام دهیم؟

• چه آینده ای را برای زندگی کاری خود پیش بینی می کنید؟

• چگونه می توانیم فرهنگ سازمان خود را برای توانمندسازی افراد برای کارآفرینی و خلاقیت تغییر دهیم؟

• چگونه می توانیم مکالمات تجاری خود را بهبود بخشیم؟

• اثرات روش های فناورانه بر آینده سازمان چیست؟

• کار با تلفن همراه. دوست یا دشمن؟

• چه تجربیاتی بیشترین تأثیر را روی شما داشته است؟

• امکانات مفید و کاربردی ابزارهای اجتماعی برای عملکرد سازمان چیست؟

چرا کافه دانش؟

در یک سازمان، به خصوص سازمانی که دارای سلسله مراتب است، اغلب افراد به دلیل فشار کاری که دارند، فرصت فکر کردن در مورد مسائل مختلف را پیدا نمی کنند. بنابراین، ارزش های بحث، گفتگو و تعامل از بین می رود.

کافه های دانش دوره ای به کارمندان این فرصت را می دهند تا در مورد چالش ها و مسائل محل کار بحث کنند. نتایج به‌دست‌آمده نشان‌دهنده اشتیاق علاقه‌مندان به شرکت در این جلسات است و به کمک دانش به‌دست‌آمده از تعامل با سایر همکاران، کارکنان توانستند گام‌های موثری برای حل چالش‌های تجاری خود بردارند.

چه زمانی از ابزار کافه دانش استفاده کنیم؟

در خصوص زمان و شرایط ممنوعیت استفاده از کافی نت های اطلاعات قانون خاصی وجود ندارد و بستگی به فرهنگ سازمان دارد. بنابراین استفاده از این ابزار در شرایط و شرایط خاص و با نظر مدیران سازمان توصیه می شود. مهمترین چیز این است که هیچ اجباری برای شرکت در کافه دانش وجود ندارد. در نتیجه باید فضای حسن نیت و همکاری برای دستیابی افراد به اهداف مورد نظر ایجاد شود.